TAJUK PROJEK 16:
MEMUDAHKAN PELAJAR MENCARI MAKLUMAT DI SETIAP LOKASI PERPUSTAKAAN (Kumpulan AL-MAKTABAH dari Bhg. Perkhidmatan Maklumat / Bhg. Pengurusan Kualiti & Latihan / Bhg. Jurnal & Pangkalan Data)
Ringkasan Projek:
Populasi pelajar yang ramai dan enrolmen yang meningkat setiap semester telah memberi kesan kepada capaian maklumat perpustakaan yang kurang efektif.
Masalah tersebut berpunca dari bilangan perpustakaan fakulti yang banyak dan berada di pelbagai lokasi.
Sebagai cadangan penyelesaian, kumpulan memilih untuk membangunkan perisian berbentuk multimedia yang dinamakan Virtual Tour. Ia dibangunkan bagi mengatasi serta memberi pendedahan yang lebih berkesan dan maklumat yang terkini serta efektif kepada pelajar UiTM yang berpopulasi tinggi.
Perisian ini mampu memberi capaian yang meluas, berkesan dan maklumat yang terkini mengenai perkhidmatan serta kemudahan yang disediakan oleh Perpustakaan termasuk Perpustakaan Fakulti. Virtual Tour boleh diakses di mana-mana lokasi sama ada di dalam Kampus mahupun di luar kawasan kampus dan tiada had penggunaan.
Penjimatan kos projek adalah sebanyak RM59,169.00 jika dibandingkan dengan kos yang dibangunkan oleh syarikat luar. Hasil Inovasi dan kreatif kumpulan dapat membantu Jabatan di dalam mengurangkan Bajet Pengurusan.
PENCAPAIAN
- Telah membuat persembahan kepada pihak pengurusan PTAR tahun 2008
- Menyertai Mini Konvensyen KIK Peringkat UiTM Shah Alam kali ke 13, pada 4 – 5 Ogos 2008, Bertempat Di Dewan Al-Ghazali, JPbSM.
TAJUK PROJEK 17:
MENAMBAH KEMUDAHAN PINJAMAN BUKU LAYAN DIRI DI PERPUSTAKAAN (Kumpulan e-WAVE dari Bahagian Sistem & Teknologi Maklumat)
Ringkasan Projek:
Dengan pertambahan jumlah pelajar yang akan mencecah 200,000 pada tahun 2010 nanti, 1 unit Mesin Pinjaman Buku Layan Diri atau lebih dikenali dengan (MPLD) didapati tidak lagi mencukupi untuk menampung pengguna untuk membuat pinjaman buku terutamanya di waktu puncak iaitu pada jam 12.00 tgh hingga 1.00 petang.
Kajian mendapati pengguna menggunakan waktu tersebut untuk meminjam buku kerana pada waktu tersebut mereka tiada kelas. Dan dalam tempoh 1 jam tersebut maka berpusu-pusu pelanggan datang ke perpustakaan untuk meminjam buku. Maka disini berlakulah kesesakan dan beratur panjang untuk menggunakan kemudahan (MPLD).
PTAR 1 hanya mempunyai satu unit (MPLD), yang mana 1 unit berharga RM 142,557.00 semestinya ini membebankan PTAR dari segi kewangan untuk menambah mesin yang sedia ada bagi memberi keselesaan perkhidmatan kepada pelanggan.
Objektif projek adalah:
- Mengelakkan kesesakan di mesin pinjaman buku layan diri.
- Membantu Pengurusan menjimatkan wang semaksimum mungkin.
- Memastikan pelanggan sentiasa selesa membuat proses pinjaman tanpa menunggu lama.
- Menggalakkan pelanggan menggunakan perkhidmatan layan diri dan seterusnya dapat Membantu menaikkan imej jabatan.
- Meningkatkan statistik pinjaman.
Cadangan penyelesaian:
Kumpulan mencipta sendiri mesin pinjaman buku layan diri dengan kos bagi 1 unit mesin adalah RM 16,643.00.
Kumpulan akan menjimatkan wang UiTM sebanyak RM 2,307,120.00 setelah diperluaskan ke 12 Lokasi Perpustakaan Cawangan dan 8 Perpustakaan Fakulti UiTM Shah Alam dengan setiap cawangan dibekalkan dengan 1 unit.
PENCAPAIAN
- Telah membuat persembahan kepada pihak pengurusan PTAR tahun 2008
- Menyertai Mini Konvensyen KIK Peringkat UiTM Shah Alam kali ke 13, pada 4 – 5 Ogos 2008, Bertempat Di Dewan Al-Ghazali, JPbSM.
- Johan Keseluruhan
- Johan
- Anugerah Inovasi Teknikal
- Menyertai Konvensyen KIK Peringkat UiTM Ke-13 Tahun 2008 pada 14 – 17 Oktober 2008 di PNB Ilham Resort, Port Dickson, Negeri Sembilan.
- Johan Keseluruhan
- Johan
- Anugerah Penjimatan Kos Terbaik
TAJUK PROJEK 18:
MEMUDAHKAN PENCARIAN MAKLUMAT JABATAN (Kumpulan ILTIZAM dari Bahagian Pentadbiran)
Ringkasan Projek:
Pencarian maklumat secara manual dilakukan mengikut kaedah iaitu dengan berjumpa Kerani Fail untuk mendapatkan sesuatu maklumat. Maklumat yang dikehendaki merupakan maklumat semasa atau sebaliknya.
Ini secara tidak langsung menyebabkan maklumat lambat diterima dan perlu mengambil masa yang lama untuk mendapatkannya. Di samping itu, maklumat tersebut perlu disimpan dengan selamat dan disenggara dengan baik serta memerlukan ruang yang mencukupi bagi meletakkan kabinet fail. Selain daripada itu, maklumat tersebut hanya boleh didapati pada waktu pejabat sahaja.
Dengan demikian, jabatan perlu mencari satu kaedah bagi membantu staf untuk memudahkan pencarian maklumat jabatan. Melalui sistem Memori Korporat, maklumat dapat disimpan tanpa memerlukan ruang yang besar serta maklumat tersebut dapat dicapai oleh staf dalam masa yang singkat. Memori Korporat juga merupakan satu pusat penyimpanan maklumat.
Disamping itu, dengan adanya sistem ini beberapa faedah dapat diperolehi iaitu :-
- Pencarian maklumat lebih mudah dan cepat.
- Penyimpanan dan penyebaran maklumat yang bersistematik.
- Maklumat disimpan dengan selamat.
- Mewujudkan budaya ‘paperless’.
- Menggalakkan penggunaan ICT.
- Maklumat ’Di Hujung Jari Anda’.
- Tidak memerlukan sebarang ruang.
- Maklumat dapat dikongsi bersama di dalam satu jabatan.
- Sistem ini membantu Ketua Jabatan membuat keputusan dengan cepat.
- Penyeragaman sistem pengurusan dokumen Perpustakaan UiTM secara elektronik.
- Meningkatkan imej Bahagin Pentadbiran khususnya dan PTAR amnya.
PENCAPAIAN
- Telah membuat persembahan kepada pihak pengurusan PTAR tahun 2008
- Menyertai Mini Konvensyen KIK Peringkat UiTM Shah Alam kali ke 13, pada 4 – 5 Ogos 2008, Bertempat Di Dewan Al-Ghazali, JPbSM.
- Anugerah Penjimatan Kos Terbaik
TAJUK PROJEK 20:
MEMPERCEPATKAN PEMPROSESAN BUKU BARU (Kumpulan A2C dari Bahagian Pembangunan Bibliografik & Pemprosesan Teknikal)
Ringkasan Projek:
Kelewatan memproses buku baru menyebabkan berlakunya ‘backlog’ serta lambakan troli di bahagian pemprosesan sehingga menyebabkan pelanggan sukar mencari buku, sukar membuat rujukan serta membuat pinjaman bahan. Matlamat utama perpustakaan adalah menyediakan bahan perpustakaan dengan cepat dan tepat. Oleh yang demikian jalan penyelesaian yang diambil bagi menyelesaikan masalah kelewatan memproses buku baru adalah melalui penggunaan Databridging. Databridging boleh didefinisikan sebagai satu kaedah yang digunakan bagi memuat turun rekod daripada pangkalan data luar ke dalam pangkalan data sistem perpustakaan (Sistem ILMU).
Kelebihan penggunaan Databridging ialah mempercepatkan pemprosesan buku baru, mempercepatkan proses pencarian rekod, menjimatkan masa dan meningkatkan statistik pemprosesan buku. Secara tidak langsung penggunaan Databridging dapat mempercepatkan proses buku baru. Melalui penyelesaian tersebut kumpulan A2C telah memilih tajuk projek iaitu ”Mempercepatkan Pemprosesan Buku Baru.”
Dengan adanya jalan penyelesaian tersebut, objektif projek iaitu memastikan pelanggan perpustakaan boleh merujuk dan meminjam buku secara pantas dan cepat bagi tujuan pembelajaran, pengajaran serta penyelidikan yang sejajar dengan misi dan visi UiTM berupaya dicapai. Selain itu, ia turut memastikan suatu kaedah yang sistematik bagi mempercepatkan pemprosesan buku, membantu pengurusan atasan dengan proses kerja yang efektif dan efisien, mengelakkan kesesakan lambakan troli dan penambaikan proses kerja.
PENCAPAIAN
- Telah membuat persembahan kepada pihak pengurusan PTAR tahun 2008
- Menyertai Mini Konvensyen KIK Peringkat UiTM Shah Alam kali ke 13, pada 4 – 5 Ogos 2008, Bertempat Di Dewan Al-Ghazali, JPbSM.
- Menyertai Konvensyen KIK Peringkat UiTM Ke-13 Tahun 2008 pada 14 – 17 Oktober 2008 di PNB Ilham Resort, Port Dickson, Negeri Sembilan.
TAJUK PROJEK 21:
KELEWATAN MENDAPATKAN STATISTIK PENDAFTARAN PENGGUNA PUSAT IT
Ringkasan Projek:
Pendaftaran Pengguna Perkhidmatan Pusat IT di PTAR sebelum wujudnya sistem CLIS – Computer Lab Information System, menggunakan kaedah lama dimana pelajar akan menulis butiran mereka ke atas buku log.
Antara kesan-kesan yang dihadapi hasil dari kaedah lama ini ialah :
- Staf sukar untuk membaca buku rekod pendaftaran
- Staf tidak dapat mengesan status pelajar
- Staf mengambil masa yang lama untuk mengeluarkan statistik
- Staf sukar hendak mengawal pengagihan PC kepada pelanggan
- Buku log pendaftaran mudah koyak dan lusuh
- Staf sukar hendak mengawal pendaftaran masuk dan pendaftaran keluar
Oleh yang demikian kewujudan sistem CLIS yang diberikan kepada pelanggan sekarang adalah lebih sistematik dan lebih teratur melalui sistem pendaftaran secara online dimana pelanggan tidak lagi dikehendaki mencatat butiran peribadi secara manual dalam buku rekod pendaftaran.
CLIS merupakan satu sistem pengurusan Pusat IT bersistematik secara online yang boleh diakses di seluruh Perpustakaan UiTM Shah Alam dan Perpustakaan UiTM Kampus Cawangan.
Antara signifikan yang diperolehi oleh Perpustakaan ialah :
- Sistem ini telah memberi impak kepada Perpustakaan di dalam menguruskan Pusat IT Perpustakaan di UiTM yang mempunyai enrolmen pelajar yang besar.
- Sistem ini dapat meningkatkan produktiviti staf yang menguruskan Pusat IT dengan lebih berkesan.
- Sistem ini dapat menjimatkan masa semasa pendaftaran dijalankan serta capaian maklumat pelanggan adalah lebih cepat dan tepat.
- Sistem telah dilaksanakan dengan jayanya di 9 buah Pusat IT Perpustakaan UiTM Shah Alam dan telah digunapakai di 10 Perpustakaan Kampus Cawangan.
Disamping itu juga projek ini juga menepati kehendak Dasar Kualiti Perpustakaan UiTM dimana PUiTM prihatin dan komited dalam memberi perkhidmatan kepada pelanggan berpandukan kepada kepuasan pelanggan dan penambahbaikan yang berterusan serta boleh dicapai melalui kakitangan yang cekap dan mahir, perkhidmatan yang cepat dan tepat, bahan yang komprehensif dan terkini, serta persekitaran yang mesra dan selesa.
Kumpulan: e-Wave
PENCAPAIAN
Seoul International Invention Fair (SIIF) Korea
Gold Award
